Intranet

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Ein Intranet (abgeleitet von lat. intra für “innerhalb" und engl. net für “Netz") ist ein geschlossenes Netzwerk von Computern innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens.
Im Gegensatz zum Internet ist der Zugang zu einem Intranet für Außenstehende in aller Regel nicht möglich. Der Grundgedanke des Intranets ist es, allen Teilnehmern – unabhängig von Hardware-Ausstattung und Software-Produkten – gebündelte, interne Informationen bereit zu stellen. Der Zugriff auf das Intranet kann in der Regel über jeden Arbeitsplatzrechner mit Hilfe eines Browsers erfolgen. Intranets, die über das Internet auch externen Mitarbeitern und Lieferanten zugänglich gemacht werden, bezeichnet man als Extranet.

Einsatzfelder in Unternehmen

  • Projektmanagement (z. B. als Tool für Arbeitsgruppen)
  • Wissensmanagement (Dokumentvorlagen, Richtlinien, Urlaubsanträge, Wikis)
  • Möglichkeit der Integration von Software-Tools (z. B. eLearning, Diskussionsforen)
  • Kommunikationsplattform für Mitarbeiter (z. B. zur Einrichtung von Fahrgemeinschaften)
  • Unternehmenskommunikation

Vorteile für Unternehmen

  • Die Kommunikation der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens steigert sich
  • aktuelle Informationen werden für alle Mitarbeiter zugänglich
  • Förderung von kreativen und innovativen Ideen und deren Umsetzung
  • sehr leicht zu bedienen, keine zeitlich und finanziell intensiven Schulungen notwendig

Erfahrungswerte von Unternehmen

Bei der Installation eines Intranets ist wichtig, dass alle Mitarbeiter, und zwar aller Bereiche, vorab über die Anwendungsgebiete und Möglichkeiten informiert werden. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass die Installtion von den oberen Hierarchien gesteuert wird und sie nicht direkt eingebunden werden, entsteht der Eindruck, dass eine intensive Partizipation nicht erwünscht ist.

Als effektives Tool zur Steigerung der Annahme bei Mitarbeiterin gilt der Leitsatz, dass alle Ebenen eingebunden werden sollten. Um die Akzeptanz bei unteren Hierarchieebenen zu steigern, bewährt sich das Storytelling Tool. Storys von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen abzubilden, ist eine gute Möglichkeit, um die Partizipation zu erhöhen.


Besondere Eigenschaften des Intranets

Menge der Informationen

Der Anteil der mitgeteilten Informationen kann, im Vergleich zu einem Internet-Auftritt, wesentlich größer ausfallen. Bereitgestellte Informationen müssen oft über einen längeren Zeitraum verfügbar bleiben.

Personalisierter Zugriff

Da nur registrierte Benutzer auf ein Firmenintranet zugreifen dürfen, besteht die Möglichkeit personalisierte Nutzerrechte zu vergeben.
So lassen sich spezielle Inhalte oder Bearbeitungsfunktionen nur für bestimmte Nutzergruppen oder einzelne Mitarbeiter verfügbar machen.

Unternehmensinterne Redakteure

Die redaktionelle Pflege eines Intranets, wird meist von einer größeren Anzahl Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens übernommen.


Entwicklung des Intranets

=Intranet

Seit 1996 wird das Intranet, vor allem von großen Unternehmen, als firmeneigene Webseite genutzt. Es werden, in Top-down Kommunikation, Informationen vom Unternehmen an die Mitarbeiter weitergegeben, es findet keine Interaktion statt. Akzeptanz und Nutzung sind bei den Mitarbeitern recht gering.

Mitarbeiterportal

Ab 2000 wandelt sich die starre Informationsseite langsam und bietet gewisse Interaktionsmöglichkeiten für die Mitarbeiter. Einige digitale Prozesse des Arbeitsalltags können vom Mitarbeiter selber gesteuert werden, es findet noch immer wenig Mitarbeiterbindung statt.

Social Intranet

Ab 2010 gibt es einen weiteren Wandel und Zusammenarbeit wird unter den Mitarbeitern möglich. Interaktion und Feedback werden ermöglicht, Kommentare und Likes können abgegeben werden.

In Teamräumen und Communities kann zusammengearbeitet werden, eine Entwicklung hin zum digitalen Arbeitsplatz findet statt. Dieser Bereich wird komplexer, somit ist der eigentliche Sinn des Intranets nur noch ein Teil des Ganzen. Große Datenmengen und Tools machen die Übersicht schwerer, für ungeübte Nutzer gibt es zu wenig Struktur.

Der mobile Fokus ist noch immer schlecht entwickelt, nicht alle Mitarbeiter haben gleichwertigen Zugang zu Informationen. Datenschutz und Zugriffsrechte verkomplizieren Bereitstellung und Gebrauch.

Employee Experience Intranet

Die Idee der Employee Experience (EX) [1] entsteht aus dem Begriff der Customer Experience (CX) [2] und beschreibt die angestrebte Identifikation des Mitarbeiters mit dem Unternehmen, aus der heraus er sich wertgeschätzt und unterstützt fühlt.

Ein Umdenken erfolgt in der zweiten Hälfte der 2010er Jahre, das den digitalen Arbeitsplatz aus dem Social Intranet in angeschlossene Tools wie z.B. Microsoft 365 (ehemals Office 365) oder Slack verlagert.

Das Intranet kommt zu seiner eigentlichen Bestimmung zurück. Noch 2017 wird von Experten bemängelt, dass keine entsprechenden Anwendungen zur Verfügung stehen. Seit 2019 sind bereits diverse Angebote auf dem Markt, wie z.B.Staffbase[3]

Der digitale Arbeitsplatz ist nicht mehr das Intranet, sondern die Mitarbeiter können, aus dem Intranet heraus, auf Tools zugreifen, die das jeweilige Arbeitsumfeld betreffen. So bleiben Datensicherheit und Zugriffsrechte gewährleistet.

Das moderne Intranet bietet einfachen Zugang auch für ungeübte Mitarbeiter auf diversen Channels. Der Content kann auf dem Computer, wie auch mobil und auf privaten Geräten abgerufen werden und erreicht somit fast alle Mitarbeiter. Ca. 70% der Mitarbeiter eines großen Unternehmens arbeiten nicht an festen Schreibtischen, hatten ohne mobile Varianten des Intranets bisher also unzureichenden Zugang zu digitalen Informationen des Unternehmens.

Durch individuelles Branding wird eine Identifikation mit dem Unternehmen und produziert eine Form von Zugehörigkeit beim Mitarbeiter. Kommunikation und Interaktion sowie Wissen und Services für alle Mitarbeiter werden bereitsgestellt. Die Utility für den Mitarbeiter ist hoch, was die Zufriedenheit und Nutzung steigert.


Weblinks

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