PhraseExpress
PhraseExpress ist eine sehr nützliche Anwendung für Textverarbeitung und ermöglicht ein einfaches Erstellen und Verwenden systemweit gültiger Textbausteine für Windows, die in allen Programmen verwendet werden können. Dieses Instrument kann beim Nachrichtenschreiben viel Zeit sparen und auch in Sozialen Netzwerken wie Xing oder Facebook sehr hilfreich sein.
Wer immer wieder die gleichen Textbausteine wie Adressen, Anreden, Grüße oder häufig benutzte Formulierungen verwenden muss, für den ist Phrase Express eine enorme Erleichterung. Textbausteine lassen sich speichern, in einer hierarchischen Ordnerstruktur organisieren und auf verschiedene Arten abrufen.
PhraseExpress bietet exzellente Funktionen, die Produktivität der Textbausteinverwaltung erheblich erhöhen. Autotext Funktion ersetzt Kurztexte automatisch in längere Texte, zum Beispiel die Abkürzung "mfg" wird automatisch in "Mit freundlichen Grüßen" erweitert. Automatische Text-Vervollständigung Funktion erkennt und speichert wiederholt eingegebene Sätze und nach einer kurzen Lernphase schlägt diese Sätze zur Vervollständigung vor, sobald es die Eingabe des Satzanfangs erkennt. Bei mehreren Alternativen erscheint ein Menü zur Auswahl des gewünschten Satzes. Rechtschreibkorrektur Funktion korrigiert Tippfehler und Rechtschreibfehler während der Texteingabe.
Die private Nutzung von PhraseExpress ist kostenlos, professionelle Anwender müssen eine Lizenz erwerben.
Funktionen
Textbausteine
In der Textbausteinverwaltung von PhraseExpress können häufig benötigte Textbausteine, wie Adressen, Bankverbindungen, Diagnoseberichte, Antworten auf häufig gestellte Fragen, Musterverträge, etc. hinterlegt werden. Die Textbausteine können in einer Ordnerstruktur mit beliebiger Verschachtelungstiefe organisiert und über das Auswahlmenü, das Desktop-Menü, eine Tastenkombination oder einen Autotext eingefügt werden.
Signatur einfügen
Eine Signatur oder Grußformel kann mit einem Klick auf das Symbol und die Funktion “Neue Phrase” angelegt werden. Es wird eine leere Phrase angelegt, die mit einem Titel z.B. „Signatur“ versehen wird. In das darunterliegende Feld wird die gewünschte Signatur eingetragen. TIPP: Bei der Erstellung einer Phrase sollte kein Text markiert sein, da ansonsten das PhraseExpress Symbol nicht in der Taskleiste erscheint.
Für die Einbindung der Signatur in XING gibt es drei Möglichkeiten:
- Eine Tastenkombination vorgeben
- Die Phrase über das Symbol in der Taskleiste einfügen
- Einen Autotext vergeben
Experten empfehlen die Vergabe eines Autotext. Hierfür wird ein Kürzel in das dafür vorgesehene Feld unter der Eingabemaske eingefügt.
- Beispiel:
Titel: Signatur Phraseninhalt: Mit freundlichen Grüßen, ... Autotex: sig
Wenn alle obigen Schritte ausgeführt und die Signatur in PhraseExpress angelegt wurde, muss an der gewünschten Stelle in der XING-Nachricht nur noch “sig” gefolgt von einer Leertaste eingeben werden. PhraseExpress muss dabei geschlossen sein
Nachrichten einfügen
Um Nachrichten, die öfter verfasst werden, wie zum Beispiel Geburtstagsglückwünsche nicht immer neu schreiben zu müssen, kann hierfür ebenfalls eine Phrase angelegt werden. Durch Rechtsklick PhraseExpress-Icon in der Taskleiste erscheint die Eingabemaske mit der Funktion „Neue Phrase anlegen“. Geben Sie in das Feld Kurzbeschreibung z.B. „Geburtstagsnachricht“ ein. Fügen Sie nun zuerst die Betreffzeile ein gefolgt von dem Tastaturbefehl für die <TAB>-Taste. Beispiel: „Alles Gute zum Geburtstag! {#TAB}
Fügen Sie nun direkt hinter dem letzten Befehl den restlichen Text ein.
- Beispiel:
- „Alles Gute zum Geburtstag!{#TAB}Guten Tag Herr Mustermann,ich wünsche Ihnen alles Gute zu Ihrem Geburtstag!
Zum Abschluss tragen Sie in das Feld Autotext den Befehl „xgeb“ gefolgt von einem Leerzeichen ein.