Virtuelle Assistenz

Als virtuelle Assistenz versteht man die administrative Arbeit aus dem Home-Office oder über Coworking Spaces für einen Auftraggeber. Eine virtuelle Assistenz kann sowohl ein technisches Hilfsmittel wie Siri oder Google Assistant sein oder aber eine Person, die als freiberufliche Person entsprechende, administrative Arbeiten eigenverantwortlich anbietet und ausführt, letzteres ist Fokus in diesem Beitrag. Als primäres Arbeitsmittel dient die Telekommunikation: das Internet und das Telefon in der Heimarbeit. Auftraggeber können sowohl B2B als auch B2C sein und sowohl lokal, regional, national als auch international bedient werden. Im Gewerbe ist eine virtuelle Assistenz dann sinnvoll einsetzbar, wenn sich für Unternehmen eine Vollzeit- oder Teilzeitkraft finanziell nicht rentieren würde.

Merkmale und Vorteile

Im Folgenden werden die Merkmale resp. Vorteile einer virtuellen Assistenz mit Fokus auf B2B- und B2C-Projekten zusammengestellt:

Es spart wertvolle Zeit ein
Es spart Geld ein
Möglichkeit der individuellen Preise & Verträge (Kostenkontrolle)
Bringt neue Ideen in ein Business
Ist neutral gegenüber allen Unternehmen
Ist hoch motiviert
Ist an verschiedenen Orten einsetzbar
Ist Zeit- und Ortsflexibel
Bietet Know-how
Ist bereits ausgebildet und/oder studiert
Ist bereits berufserfahren
Hilft dabei, dass Unternehmer sich wieder ihrem Fokus widmen können: deren Kundenpflege & ihre eigene Erfolgsgeschichte
Ist nicht an einem Arbeitsvertrag gebunden, nachdem ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde
Weiß, sich höheren Ebenen adäquat zu verhalten
Ist gut vernetzt
Ist transparent
Steigert Work-Life-Balance der Auftraggeber
Arbeitet von überall

Einsatzmöglichkeiten

Virtuelle Assistenten (Plural) können in praktisch allen Branchen und Bereichen eingesetzt werden. Dabei kann eine virtuelle Assistenz sich zum einen administrativ für alle Branchen anbieten mit bspw. Buchhaltung und Rechnungslegung und zum anderen spezialisieren. Beispielsweise kann eine spezialisierte virtuelle Assistenz in der Pharmazie nicht nur Buchhaltung abnehmen, sondern weiter Marketing und Technikinformationsbereiche abnehmen, da das notwendige Know-how so gegeben ist, dass die spezialisierte virtuelle Assistenz die Arbeiten entsprechend ausführen kann. Auch ist es möglich, dass eine virtuelle Assistenz als Content Creator für Social-Media-Konten einer Firma eingesetzt wird. Alles, was normalerweise in der Regel von Assistenz oder Sekretariat von vor Ort gemacht wird, kann eine virtuelle Assistenz praktisch abnehmen. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn z. B. ein Kleinunternehmen größen- und kostenbedingt kein Sekretariat oder keine Administration eingerichtet hat.

Voraussetzungen und Arbeitsmittel

Voraussetzungen

Eine virtuelle Assistenz sollte in denjenigen Bereichen, in welchen diese Dienstleistungen eigenverantwortlich anbietet, wenigstens ausgebildet und erfahren sein. Es darf angenommen werden, dass eine virtuelle Assistenz ist, wer Wissen, Können und/oder Erfahrung von dem hat, was eigenverantwortlich angeboten wird. Es sind ferner mögliche Schadensersatzansprüche von Auftraggebern (Plural) zu berücksichtigen, sollte eine virtuelle Assistenz Arbeiten mangels Wissen, Können und/oder Erfahrung inkorrekt und/oder nicht vertragskonform ausführen. Es mag nach außen hin für einige Mitmenschen so erscheinen, dass jede Person, welche mit einem PC in Berührung gekommen ist, automatisch Social Media Management anbieten und ausführen könne. Werden jedoch - teils auch rechtliche - Mindestansprüche und Voraussetzungen betrachtet, so reicht der Besitz eines Smartphones alleine oftmals nicht aus, um kompetente virtuelle Assistenz an Dritte anzubieten. Dies wird spätestens bei der Erstellung eines Businessplans erkennbar. Als Voraussetzung kann zum Beispiel das Vorhandensein einer anerkannten Kaufmanns-Berufsausbildung (IHK-Abschluss) mit anschließender Berufserfahrung gesehen werden oder eine ordentliche, staatlich anerkannte Fortbildungsmaßnahme auf dem Gebiet, auf dem eine virtuelle Assistenz wünscht, zu operieren.

Arbeitsmittel

Grundlegend kommt eine freiberufliche, virtuelle Assistenz für sich selbst auf. D. h., dass eine freiberufliche Person keine Ansprüche an Arbeitsmitteln gegenüber potentiellen Auftraggebern (Plural) hat. Dies kann mit einem Start-up System erklärt werden. Wenn sich eine freiberufliche virtuelle Assistenz z. B. als Kleinunternehmen selbstständig macht, so müssen die Anschaffungen für Arbeitsmittel entsprechend eigenverantwortlich erfolgen. Bei einem Start-up bietet sich an, zunächst aufwandsarm einzukaufen. Beispielsweise können Möbel und Büromaterialien zunächst gebraucht über e-bay und andere Plattformen oder lokale Läden bezogen werden. Notwendige Arbeitsmittel sind unter anderem ein Arbeitsbereich mit Schreibtisch und Stuhl, Beleuchtung, Peripheriegeräten und Arbeitsmittel wie Stifte, Blöcke und Ordner. Weiter sind Softwarelizenzen für Buchhaltung, Dokumentenbearbeitung und vieles mehr einzukalkulieren. Es ist weiter zu beachten, dass Einnahmen und Ausgaben als Kleinunternehmen ab einem Mindestumsatz pro Jahr bei der jährlichen Einkommensteuererklärung angegeben werden müssen. Demnach sind alle Ausgaben und Einnahmen (als Kleinunternehmen genügt eine einfache GuV-Auflistung) übersichtlich sortiert als ordentliche Buchhaltung zu führen. Die jährliche Einkommensteuererklärung kann über eine Steuerkanzlei erfolgen. Wer sich mit Steuern auskennt, kann dies natürlich eigenverantwortlich dem Finanzamt vortragen. Dennoch sind Aufwendungen für Steuerberater (Plural) zu berücksichtigen. Sollten Dienstleistungen als virtuelle Assistenz an Unternehmen außerhalb Deutschlands angeboten werden, so ist man auch als Kleinunternehmen dazu verpflichtet, sich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) lokal zu beantragen. Dies gilt nur für B2B-Aufträge, nicht für B2C-Arbeiten, wobei die virtuelle Assistenz als B = Business zu privatem Abnehmer als C = Consumer zu betrachten sind, um den USt-IdNr.-Mindestanforderungen zu entsprechen.

Virtual Assistant Workademy

Kristin Holm, selbstständige Virtuelle Assistentin und Gründerin der Virtual Assistant Workademy, hat es sich zur Aufgabe gemacht, ihr Wissen rund um das Thema Online Marketing weiterzugeben. In der Workademy geht es darum, neuen VA´s das nötige Wissen zu vermitteln, um sich ihr eigenes Business aufzubauen und damit Geld verdienen zu können, bereits bestehenden VA´s in den verschiedenen Workshops eine Weiterbildung zu gewährleisten und ein Netzwerk aufzubauen, um einander zu unterstützen und vom Teamspirit zu profitieren.

Die Workademy ist in drei Bereiche eingeteilt: