Dokumenten-Management

Dokumenten-Management ist die Verwaltung von geschäftlichen Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen, Schriftverkehr etc. Im digitalen Zeitalter wurde das elektronische Archivieren der Dokumente entwickelt. Als Software werden hierfür sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) genutzt. Das DMS scannt alle relevanten Dokumente ein und archiviert diese auf einem Server ("On-Premise" [1]) oder in einer Cloud (siehe auch Cloud Computing). Das Ablegen in Papierform entfällt. Die Daten sind jederzeit und von jedem verbundenen Computer oder Endgerät abrufbar. So kann beispielsweise der Geschäftsführer einer Firma von unterwegs eine Rechnungsfreigabe in dem DMS erteilen ohne die Rechnung in Papierform vorliegen zu haben.

Das DMS ist nicht zu verwechseln mit dem Content Management System (CMS), das die gemeinschaftliche Bearbeitung von Inhalten („Content“) ermöglicht.

Gesetzliche Vorschriften

Seit 01.01.2017 ist die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung von digitalen geschäftlichen Unterlagen in Kraft getreten. „Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschafts-verbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit.“.<ref>[2] Aus diesem Grund ist die Implementierung eines DMS nicht nur sinnvoll, sondern auch im Hinblick auf die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften für Unternehmen zwingend erforderlich.

Vorteile des DMS

• Einfache Administration
• jede Unterlage jederzeit und unterwegs abrufbar
• Datensicherheit
• zukunftsweisend
• erleichtert die Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeitern
• Zeitersparnis durch schnelles Finden und Bearbeiten von Dokumenten

Nachteile des DMS

• jedes Dokument muss zwingend eingescannt werden