Microsoft Teams

Microsoft Teams (auch MS Teams oder Teams genannt) ist eine Plattform, die von Microsoft entwickelt wurde um Chats, Besprechungen, Notizen und Anwendung in einem zu verbinden. Es kann genutzt werden für die Arbeit, Schule und Studium sowie auch privat. Die Nutzung erfolgt über den PC oder die App auf dem Handy oder Tablet.

Microsoft Teams ist in Microsoft 365 und Skype/Skype for Business integriert. Microsoft Teams wird im Juli 2021 Skype for Business komplett ersetzen.

Microsoft Teams gibt es als kostenlose Grundversion mit 10GB Cloud Speicher und pro Person 2GB dazu. Arbeitet man mit Microsoft 365 (kostenpflichtig) ist es bereits darin frei verfügbar. Ein Upgrade der Anwendung ist nur über Microsoft 365 möglich.

Erschienen ist MS Teams 2017. Die im Juli 2019 veröffentliche Nutzerzahlen lagen bei mehr als 13 Millionen täglich und 19 Millionen wöchentlich. Durch die Corona – Pandemie sind die Nutzerzahlen im März 2020 auf 44 Millionen gestiegen und im April waren es sogar schon 75 Millionen Nutzer weltweit, die mindestens einmal täglich online gingen.

Features

Chatten

In den Einzel- oder Gruppenchats ist das Versenden von Nachrichten mit Emojis, Links, Dateien, Aufkleber sowie GIF´s möglich. Des Weiteren können den Chats sogenannte Kanäle, die für bestimmte Themen, Projekte oder Abteilungen erstellt werden können, hinzugefügt werden. Somit entsteht ein großer Gruppenchat, indem jeder die Beiträge sehen und direkt darauf antworten kann. Die jeweilige Antwort wird der ursprünglichen Nachricht angehangen, sodass man es im Thread verfolgen und lesen kann.

Meeting

Die Meetings werden in Form von Videokonferenzen abgehalten, die sich sowohl für Einzelgespräche als auch für Gruppengespräche oder Teamschulungen eignen. Es können am Meeting auch externe Teilnehmen dazukommen, diese bekommen den Zugang zum Meeting über eine E-Mail. Um das Meeting geordnet abzuhalten, gibt es die Funktion „Hand heben“. Diese Funktion zeigt an, dass man sich zu Wort melden möchte und alle können es sehen, sodass man direkt weiß, dass er als nächstes etwas sagen möchte. Außerdem ist die Aufzeichnung des Meetings möglich.

Telefonieren

Das Telefonieren funktioniert über die Internettelefonie (Voive over IP) oder über die Videotelefonie aus dem Chat heraus. Zudem besteht die Möglichkeit über Anrufe im öffentlichen Telefonnetz, hierfür sind zusätzliche Kosten verpflichtend.

Teamarbeit

Teams soll vor allem die Arbeit eines Teams erleichtern. Dies wird ermöglicht durch das Bündeln von Unterhaltungen, Dateien und Anwendungen. Bei Videokonferenzen soll das Teamgefühl gestärkt werden durch den Zusammen-Modus, in dem ein einheitlicher Hintergrund gewählt wird und so entsteht ein virtueller Raum in dem alle zusammensitzen. Ein Vorteil dieses Modus ist, dass man die Gesichter alle sehen kann und die nonverbale Kommunikation besser einzusehen ist. Das Hochladen der Dokumente in Teams ermöglicht das direkte bearbeiten eines vorhandenen Dokuments, aber auch die Erstellung eines Dokumentes. Dies geschieht in Echtzeit, da das Dokument laufend synchronisiert wird.

Unterschiede und Gemeinsamkeiten mit anderen Tools

Slack

Slack ist eine chatbasierte Plattform, die als E-Mail-Ersatz in Unternehmen dient. Der größte Unterschied zu Microsoft Teams ist, dass Slack nur eine reine Chatfunktion ohne Videotelefonie hat. Eine Gemeinsamkeit der Plattformen ist das Hochladen von Dokumenten zur Weiterbearbeitung oder Kenntnisnahme.

Outlook/ E-Mail

Ein Unterschied zwischen Microsoft Teams und einem Outlook oder anderem E-Mail-Dienst ist, dass angezeigt wird wer online ist. So ist eine schnelle Kommunikation untereinander gewährleistet. Zum Beispiel hat jemand seinen freien Tag, dass weiß der Schreibende, der eine schnelle Antwort erwartet, leider nicht und bekommt seine Antwort erst am Folgetag. Des Weiteren wird in Teams der Chatverlauf der Gruppe angezeigt, während bei den E-Mails jede Einzelne neu aufgeführt wird. Somit ist die Übersicht in Microsoft Teams von Vorteil, da der Kontext direkt ersichtlich ist. Es kommt auf die Art der Kommunikation sowie die Intention an. Bei einer Kommunikation von 1:1 kommunizieren zwei Personen auf direktem Weg, dabei ist es egal ob dieses über E-Mails oder Teams passiert. Anders hingegen ist es bei einer 1: n Kommunikation. Hier möchte jemand viele zugleich informieren zum Beispiel über eine Neuerung im Arbeitsablauf. Dabei ist es von Vorteil mit einer Mail mit Lesebestätigung zu arbeiten. So kann der Sender sehen ob alle Empfänger es gelesen haben. Bei der n: n Kommunikation gibt es viele Sender und viele Empfänger. Dabei ist Teams als Plattform zu bevorzugen, da es sich meist um eine Diskussion handelt, an denen alle teilhaben.

Weiterführende Weblinks

• https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software
• https://www.youtube.com/watch?v=5FdsrwL4Ugc