Social Media Guidelines

Immer mehr Menschen sind im Social Web aktiv und legen in ihren Profilen bzw. Accounts offen, für welchen Arbeitgeber sie tätig sind. In diesem Rahmen kann es vorkommen, dass jemand aus Versehen als Mitarbeiter im Namen der Unternehmung kommuniziert bzw. eine eigentlich private Meinung äußert, welche dennoch auf das Unternehmen zurückfallen könnte. In diesem Moment kommen die sogenannten Social Media Guidelines ins Spiel: Teilweise wird auch von einer Social Media Policy gesprochen. Diese Regeln (Vorgaben) definieren einen gewissen Umgangston bzw. Verhaltenskodex für einen Mitarbeiter, sobald er im Social Web für das Unternehmen aktiv wird (sich äußert). Sie dienen zum Schutz der Reputation des Unternehmens sowie als auch dem Schutz des jeweiligen Mitarbeiters. Dieser erfährt in den Social Media Guidelines, über welche Informationen er im Social Web berichten darf und was er eher unterlassen sollte. Gleichzeitig fördern Social Media Guidelines die Sensibilität der einzelnen Mitarbeiter gegenüber dem Social Web. So findet eine Abgrenzung zwischen der privaten und der beruflichen Nutzung statt. Zielgerichtete Pr-Arbeit im Social Web Bedarf einer klaren und verständlichen Kommunikationsstrategie. Als kommunikative Richtlinie muss diese auch ins Innere der Organisation transportiert werden, damit Mitarbeiter im Community Management wissen, worauf sie sich einzustellen haben. Dementsprechend gilt es, eine verbindliche Kommunikationspolitik zu entwickeln. Aus Sicht von Unternehmen und Organisationen erfüllt eine solche Social Media Guidelines gleich zwei Funktionen: Erstens durch diese wird der Sinn und Zweck Ihrer Accounts und Aktivitäten in sozialen Medien klar. Zudem verdeutlichen Social Media Guidelines, wie ein Auftritt visuell, textlich und inhaltlich gestaltet sein muss. Zweitens verhindert sie ein innerbetrieblichen Missbrauch von Social Media, durch den das Unternehmen unter umständen regresspflichtig werden könnten. Die Entwicklung einer Kommunikationspolitik für soziale Medien ist somit für eine strategische Außenkommunikation unerlässlich. Sie passt zur übergeordneten Gesamtstrategie und zeigt, durch welche Instrumente Ihre Zielsetzung in sozialen Medien erreicht wird. Gleichwohl führt die Guideline denjenigen Arbeitnehmern, die an der Online-Kommunikation beteiligt sind und Dialoge mit der Community führen, die Leistungsanforderungen und die Marschrichtung vor Augen.

Meist gelten Social Media Guidelines für alle Mitarbeiter gleichermaßen, unabhängig davon ob diese für das Unternehmen im Social Web kommunizieren sollen oder nicht.

Checkliste für Social Media Guidelines

Eine Guideline zu erstellen, ist kein leichtes unterfangen. So gibt es zahlreiche Punkte zu beachten. Neben der Definition von Social Media und einer Auflistung der bestehenden Kanäle sollte man auch hinreichend Spielraum für den Fall lassen, falls die Kommunikation in Zukunft auf weitere Social Networks ausgedehnt werden soll. Auch wenn es immer auf den Einzelfall ankommt, sollten bei der Erstellung z.B. folgende Punkte abgearbeitet und diese in der Guideline erörtern werden: Welche Logos, Visuals und Texte kommen zum Einsatz ? Welche Person ist letztlich für den Auftritt in sozialen Medien verantwortlich ? Welche allgemeinen Grundsätze gelten in Sachen Vertraulichkeit ? Welche Informationen sind vertraulich einzustufen und dürfen nicht an die Außenwelt dringen ? Wie sieht es um die Sorgfaltspflicht bei der Content-Erstellung ? Wie detailliert müssen und dürfen die in sozialen Medien veröffentlichten Inhalte sein ? Welches Verhalten von Mitarbeitern ist in sozialen Netzwerken unerwünscht, was wird aus der Sicht des Unternehmens als unpassend eingestuft ? Was ist in der Kommunikation mit der Community prinzipiell erlaubt ? Wie geht man beispielsweise mit Konkurrenten und kritischen Usern um ? Wie wird das Verhalten von Mitarbeitern im Social Web kontrolliert ? Welche Konsequenzen hat es, wenn sich nicht an die Guideline gehalten wird ?

Quelle

Lektüre, Erfolgreiche PR im Social Web, Das praktische Handbuch, Galileo Computing, Rebecca Belvederesi-Kochs

Weblinks

Deutsche Social Media Guidelines, Christian Buggischs Blog, 12. Oktober 2011
Social Media Guidelines [1]
Deutschsprachige Social Media Guidelines [2]