Virtuelle Assistenz

Als virtuelle Assistenz versteht man die administrative Arbeit aus dem Home Office oder über Coworking Spaces[1] für einen Auftraggeber. Eine virtuelle Assistenz kann sowohl ein technisches Hilfsmittel wie Siri oder Google Assistant sein[2] oder aber eine Person, die als Freiberufler entsprechende, administrative Arbeiten eigenverantwortlich anbietet[3], letzteres als Fokus in diesem Beitrag. Als primäres Arbeitsmittel dient die Telekommunikation: das Internet und Telefon in der Heimarbeit[4]. Auftraggeber können sowohl B2B als auch B2C sein und sowohl lokal, regional, national als auch international bedient werden. Im Gewerbe sind virtuelle Assistenten dann anzuwenden, wenn sich eine Vollzeit- oder Teilzeitkraft finanziell nicht rentieren würde.

Merkmale und Vorteile

Im Folgenden werden die Merkmale resp. Vorteile einer virtuellen Assistenz mit Fokus auf B2B- und B2C-Projekten zusammengestellt:

• Es spart wertvolle Zeit ein
• Es spart Geld ein
• Möglichkeit der individuellen Preise & Verträge (Kostenkontrolle)
• Bringt neue Ideen in ein Business
• Ist neutral gegenüber allen Unternehmen
• Ist hoch motiviert
• Ist an verschiedenen Orten einsetzbar
• Ist Zeit- und Ortsflexibel
• Bietet Know-how
• Ist bereits ausgebildet und/oder studiert
• Ist bereits berufserfahren
• Hilft dabei, dass Unternehmer sich wieder ihrem Fokus widmen können: deren Kundenpflege & ihre eigene Erfolgsgeschichte
• Ist nicht an einem Arbeitsvertrag gebunden, nachdem ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde
• Weiß, sich höheren Ebenen adäquat zu verhalten
• Ist gut vernetzt
• Ist transparent
• Steigert Work-Life-Balance der Auftraggeber
• Arbeitet von überall

Einsatzmöglichkeiten

Virtuelle Assistenten (Plural) können in allen Branchen eingesetzt werden. Dabei kann eine virtuelle Assistenz sich zum einen administrativ für alle Branchen anbieten mit bspw. Buchhaltung und Rechnungslegung und zum anderen spezialisieren. Beispielsweise kann eine spezialisierte virtuelle Assistenz in der Pharmazie nicht nur Buchhaltung abnehmen, sondern weiter Marketing und Technikinformationsbereiche abnehmen, da das notwendige Know-how so gegeben ist, dass die spezialisierte virtuelle Assistenz die Arbeiten entsprechend ausführen kann. Auch ist es möglich, dass eine virtuelle Assistenz als Content Creator für das firmeninterne Social Media eingesetzt wird. Alles, was normalerweise in der Regel von Assistenz oder Sekretariat von vor Ort gemacht wird, kann eine virtuelle Assistenz praktisch abnehmen. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn z. B. ein Kleinunternehmen größen- und kostenbedingt kein Sekretariat oder keine Administration eingerichtet hat.