PhraseExpress

PhraseExpress ist eine nützliche Anwendung für die Textverarbeitung und vereinfacht das Erstellen und Verwenden von Textbausteinen für Mac, Windows, auf iPhone und iPad. Mit der Anwendung lassen sich Textbausteine verwalten und in allen gängigen Programmen nutzen. Es ermöglicht eine zentrale Verwaltung von wiederkehrenden Textbausteinen, Abkürzungen werden automatisch erweitert und Tippfehler korrigiert [1].

Damit ist PhraseExpress äußerst nützlich um Beiträge in Sozialen Netzwerken, wie Xing oder Facebook, zu erstellen, denn es spart Zeit. Es lassen sich Textbausteine kreieren, welche ggf. immer wieder genutzt werden, wie zum Beispiel Impressum, Anrede, Grußwort oder häufig genutzte Formulierungen. Die Textbausteine lassen sich speichern und in einer hierarchischen Ordner-Struktur organisieren und bearbeiten. Die Anwendung funktioniert in allen gängigen Programmen, die Texteingaben verarbeiten können, wie MS Office, OpenOffice, Firefox oder Lotus Notes. Die Textvorschlagsfunktion erkennt automatisch Wiederholungen und vervollständigt Angaben dementsprechend bei einer späteren Eingabe. Mit der Autotext-Funktion wird aus der Abkürzung "mfg" automatisch "Mit freundlichen Grüßen". Die Tippfehlerkorrektur lernt mit der Zeit die gängigsten Fehler und erkennt unerwünschte Korrekturen. Auch funktioniert dies in mehreren Sprachen. Auch lassen sie die Textbausteine über eine Cloud im Team bearbeiten [2].

Die private Nutzung von PhraseExpress ist kostenlos, professionelle Anwender müssen eine Lizenz erwerben.

Funktionen

Textbausteine verwalten

In der Textbausteinverwaltung können häufig benötigte Textbausteine, wie zum Beispiel Adressen, Bankverbindungen, Antworten auf häufig gestellte Fragen, Musterverträge, etc. hinterlegt werden. Die Textbausteine können in einer Ordnerstruktur mit beliebiger Verschachtelungstiefe organisiert und über das Auswahlmenü, das Desktop-Menü, eine Tastenkombination oder einen Autotext eingefügt werden.

Signatur einfügen

Eine Signatur oder Grußformel kann mit einem Klick auf das Symbol und die Funktion “Neue Phrase” angelegt werden. Es wird eine leere Phrase angelegt, die mit einem Titel, z.B. „Signatur“ versehen wird. Im darunterliegenden Feld wird die gewünschte Signatur eingetragen.

TIPP: Bei der Erstellung einer Phrase sollte kein Text markiert sein, da ansonsten das PhraseExpress-Symbol nicht in der Taskleiste erscheint.

Für die Einbindung der Signatur bei XING gibt es drei Möglichkeiten:

1. Eine Tastenkombination vorgeben
2. Die Phrase über das Symbol in der Taskleiste einfügen
3. Einen Autotext vergeben

Experten empfehlen die Vergabe eines Autotextes. Hierfür wird ein Kürzel in das dafür vorgesehene Feld unter der Eingabemaske eingefügt.

Beispiel:

Titel:	Signatur
Phraseninhalt:	Mit freundlichen Grüßen
Autotex:	sig

Wenn alle obigen Schritte ausgeführt sind und die Signatur in PhraseExpress angelegt wurde, muss an der gewünschten Stelle in der XING-Nachricht nur noch “sig”, gefolgt von einer Leertaste eingeben werden. Das Programm PhraseExpress muss dabei geschlossen sein.

Nachrichten einfügen

Um Nachrichten, die immer wiederkehrend verfasst werden, nicht ständig neu schreiben zu müssen, kann hierfür ebenfalls eine Phrase angelegt werden. Durch Rechtsklick PhraseExpress-Icon in der Taskleiste erscheint die Eingabemaske mit der Funktion „Neue Phrase anlegen“. Geben Sie in das Feld Kurzbeschreibung, z.B. „Geburtstagsnachricht“ ein. Fügen Sie nun zuerst die Betreffzeile ein, gefolgt von dem Tastaturbefehl für die <TAB>-Taste.

Beispiel: „Alles Gute zum Geburtstag! {#TAB}

Fügen Sie nun direkt hinter dem letzten Befehl den restlichen Text ein.

Zum Abschluss tragen Sie in das Feld Autotext den Befehl „xgeb“, gefolgt von einem Leerzeichen ein.

Weblinks

• PhraseExpress
• PhraseExpress Anleitung
• PhraseExpress Blog mit Tipps und Tricks
• E-Book PhraseExpress für XING
• Youtube Anleitung